Xəbərlər

Layihə xəbərdarlıqlarını necə effektiv idarə etmək olar?

Layihə xəbərdarlıqlarını necə effektiv idarə etmək olar?

Layihə İdarəetmədə Kritik yol metodu nədir?

Qarşısının alınması müalicədən daha yaxşıdır. Bu ifadə layihə çərçivəsində risklərin idarə edilməsinin məqsədini ümumiləşdirə bilər; çətinlikləri qabaqcadan görmək, onları mənimsəməyə çalışmaq və bununla da onların real problemə çevrilməsinin qarşısını almaq.
Buna baxmayaraq, profilaktikada həyata keçiriləcək bütün səylərə baxmayaraq, problemlərin yaranması qaçılmazdır.
Erkən aşkarlama tez reaksiya verməyə və təsirləri məhdudlaşdırmağa imkan verəcək. Bu məqalədə ətraflı izah edəcəyim layihə xəbərdarlıqlarının idarə edilməsinin bütün məqsədi budur.

Layihələrinizi gecikdirən vərdişlərdən necə qurtulmaq olar?

Layihə Xəbərdarlığı nədir?

Layihə xəbərdarlığı hər şeydən əvvəl layihənin maraqlı tərəfindən komandaya və xüsusilə layihə menecerinə ünvanlanan siqnaldır.
Bu siqnal, kritikliyi ilə bağlı çox açıqdırsa, layihə üçün dərhal təhlükəni göstərə bilər (çatdırılan işdə əsas qeyri-keyfiyyətin aşkarlanması və ya hətta kritik yolda tapşırığın gecikməsi).
Nəzərə alın ki, məqalə mənfi məzmunlu xəbərdarlığa diqqət yetirirsə, sonuncu yenə də layihə üçün müsbət hadisəyə işarə edə bilər: məsələn, mövcud resurs, qiymətin düşməsi, gözləniləndən tez başa çatan fəaliyyət.
Beləliklə, risklərin idarə edilməsi ilə əlaqədar olaraq:
Mənfi siqnal risk və ya problemə gətirib çıxarır
Müsbət bir xəbərdarlıq fürsətə səbəb olur

Layihənin əhatə dairəsinin effektiv idarə olunması üçün 4 addım

Hansı növ xəbərdarlıq nəzərə alınmalıdır?

Əhatə dairəsi, cədvəli, büdcəsi, resursları, kommunikasiyası... Layihənin heç bir tərəfi potensial xəbərdarlıqdan qorunmur.
Və mənzərəni çətinləşdirmək üçün, layihənin sahələri bir-biri ilə sıx əlaqəli olduğundan, siqnal kaskadda layihəyə təsir edəcəkdir.

Layihə idarəedilməsini rəsmiləşdirmək üçün ilkin tələblər

Bir nümunə götürək.

Konkret olaraq, perimetrdə qaldırılan xəbərdarlıq (məsələn, unudulmuş ehtiyac) cədvələ (nəzərə alınacaq yeni fəaliyyətlərə), resurslara (əlavə inkişafa ehtiyac) və nəticədə büdcəyə (xərclərin artması) təsir göstərəcək.
Eynilə, büdcə xəbərdarlığı (rəhbərlik tərəfindən tələb olunan büdcə məhdudiyyəti) əhatə dairəsinə (əhatə dairəsinin azalması) və ya keyfiyyətə (aşağı dözümlülüklər) və resurslara (komandanın ölçüsünün dəyişdirilməsi) təsir göstərə bilər.
Nəhayət, tezliklər baxımından xəbərdarlıq layihənin hansı mərhələdə olmasından asılı olmayaraq istənilən vaxt, başlanğıcdan bağlanana qədər artırıla bilər.

Telegram kanalımızı izləməyi unutmayın

Xəbərdarlıq komandaya hansı formada bildirilir?

Xəbərdarlığın yüksəldilməsi insidentlərin idarə edilməsinin bir hissəsidir.
Siqnalın layihə komandası tərəfindən eşidilməsi və inteqrasiya olunması şərti ilə layihə xəbərdarlığının necə yüksəldilməsinin əhəmiyyəti yoxdur.
Biz layihə rejimində kommunikasiya sahəsindəyik. Bu iki müxtəlif formada ola bilər:

1) Rəsmi ünsiyyət

Layihə komitəsinin iclasları, iclasların protokolları, hesabatlar.
Bu cür ünsiyyətdə layihə xəbərdarlığı tez-tez aydın olur və ümumiyyətlə aşağıdakı səbəblərə görə tez inteqrasiya olunur:
Bir sıra maraqlı tərəflərlə paylaşılır.
Bu, aydın şəkildə ifadə edilir və tez-tez mediada vurğulanır.

2) Qeyri-rəsmi ünsiyyət

Bununla e-poçt, telefon, SMS, sosial şəbəkələr, müzakirələr...
Rəsmi ünsiyyət zamanı layihə xəbərdarlığı rəyi çox vaxt olduqca açıq olsa da, qeyri-rəsmi ünsiyyət zamanı aşkar etmək daha çətindir.
Və bu, aşağıdakı səbəblərə görə:
Müzakirə/mesajda az sayda maraqlı tərəf iştirak edir
Siqnal layihədən kənar kiməsə bildirildi
Xəbərdarlığı artırmaq üçün rabitə kanalı zəif seçilib
Şifahi söhbət zamanı müəyyən siqnallar yalnız bədən dilində görünür

Layihələrin idarə edilməsi

Layihə xəbərdarlığını kim qaldıra bilər?

Layihə xəbərdarlığını artırmaq bir nəfərin missiyası deyil.
İstər təşkilatdaxili, istərsə də xaricdə olan bütün maraqlı tərəflər narahatlıq və ya hətta təhlükə barədə məlumat verə bilərlər.
Təşkilatın daxili maraqlı tərəfləri:

Layihə meneceri

Layihə komandasının üzvü

İstiqamət

Layihə ofisi (PMO)

Müştəri

son istifadəçilər

Çapraz funksional xidmətlər (ticarət, HR, maliyyə, satınalma)

Təşkilatdan kənar maraqlı tərəflər:

Xarici müştəri

Provayderlər

Rəqiblər

İctimai səlahiyyətlər

Həqiqətən də, layihə üçün strukturlaşdırma xəbərdarlığını əldən vermək ayıb olardı.

Özünüzə uyğun proqram seçimini buradan edə bilərsiz.

Layihə xəbərdarlıqlarını necə idarə etmək olar?

Xəbərdarlığın gözlənilməz olması onun idarə olunmasına nəzarəti çətinləşdirir.
Buna baxmayaraq, onun toplanmasından emalına qədər idarə olunmasını təşkil etmək tövsiyə olunur.

1) Xəbərdarlıqları toplayın

Xəbərdarlıq prosesində ünsiyyətin vacib olduğunu əvvəllər görmüşük.

Buna görə də, komanda yığım üsullarını rəsmiləşdirə biləcəyi kommunikasiya planının əsasını təşkil edir.

Yəni, layihə boyu maraqlı tərəflərin komandaya siqnalları necə qaytaracağını müəyyənləşdirin.

Layihə xəbərdarlıqları toplusunu qurmaq üçün hansı addımlar:

Başlama zamanı SWOT matrisinə əsaslanaraq ilk siqnalları toplayın

Layihənin kommunikasiya planını qurun və xəbərdarlıqların ötürülməsi qaydalarını müəyyənləşdirin

Monitorinq komitələri və rəhbər komitələr zamanı layihə boyu potensial yeni xəbərdarlıqları toplayın.

Qeyd edək ki, bu fəaliyyət planı rəsmi ünsiyyət üçün xüsusilə uyğundur.

Qeyri-rəsmi ünsiyyət qurmaq daha çətindir. Layihə meneceri xəbərdarlıq siqnallarını “tutmağa” vaxt ayırmalı olacaq:

Xarici olaraq, telefon müştəriləri, xidmət təminatçıları

Daxili olaraq, maraqlı tərəflərlə tez-tez müzakirə edin və məmnunluq anketlərini işə salın

Bütün məlumat rəyləri aşağıdakı əsas məlumatlarla elektron cədvəldə qeyd edilə bilər:

Təsvir

Verici

Potensial təsir: əhatə dairəsi, cədvəli, dəyəri və s.

2) Xəbərdarlıqların işlənməsi

Xəbərdarlığın toplanmasından sonra iki əsas nəticə var:

Ya xəbərdarlıq layihə üçün yeni risk yaradır

Ya xəbərdarlıq artıq müəyyən edilmiş riski reallaşdırmaq üçün gəlir, ya da deyil

Layihənin komandası və kommunikasiyası barədə nə bilirik?

2.1) Layihə üçün yeni risk

Biz risklərin idarə edilməsi sahəsinə daxil oluruq.

Layihə meneceri indi komandaya göndərilən siqnalı təhlil etməli və onun layihə üçün risk təşkil edib-etmədiyini müəyyən etməlidir.

Əgər belədirsə, o, riskə cavab verməli olacaq:

Keyfiyyət və kəmiyyət baxımından təhlil etmək: yəni riskin təsirini (xüsusilə maliyyə) müəyyən etmək və kritikliyi və ehtimalı müəyyən etmək

Risk cavab variantlarını müəyyən edin (aradan qaldırılması, ötürülməsi, azaldılması, qəbul edilməsi)

Riskin monitorinqi (seçilmiş cavaba uyğun olaraq fəaliyyət planlarını həyata keçirin və onun gedişatına nəzarət edin)

2.2) Artıq müəyyən edilmiş riskin reallaşması

Buna problem deyilir.
İdarəetmə riskə bənzəyir, lakin real və ani xarakter onu müalicədə prioritet edir.
Əgər risk əvvəlcədən müəyyən edilibsə, kritiklik və təsir artıq məlumdur. Cavab variantları da. Ona görə də müəyyən edilmiş fəaliyyət planını aktivləşdirmək lazımdır.
Əgər risk müəyyən edilməmişdirsə, o zaman problem risklərlə eyni şəkildə, lakin təcili tədbirlər planı ilə həll edilməlidir.

Nəticə

Layihə xəbərdarlıqlarının idarə edilməsinin risklərin idarə edilməsi ilə çox sıx əlaqəli olduğunu gördük.
Amma hər şeydən əvvəl, layihə daxilində ünsiyyət toplama prosesində mühüm rol oynayır.
Beləliklə, riskləri və potensial problemləri mümkün qədər tez aşkar etmək üçün layihə meneceri öz kommunikasiya planına diqqət yetirməli, maraqlı tərəflərlə görüşməli və xəbərdarlıqların bildirilməsini stimullaşdırmaq üçün aktiv dinləməni məşq etməli olacaq.

17.07.2023