Xəbərlər

Layihə dəyişikliyi sorğularını 3 addımda necə idarə etmək olar

Layihə dəyişikliyi sorğularını 3 addımda necə idarə etmək olar

Layihənin idarə edilməsində dəyişikliklər yol boyu baş verə bilər və bəzən qaçınılmaz olur. Dəyişiklik baş verdikdə, müqavimətlə qarşılaşa bilər.

Buna görə də rəsmi şəkildə dəyişiklik tələbi ilə başlamaq lazımdır. Dəyişikliyin yaxşı idarə olunması üçün bu sorğu yaxşı strukturlaşdırılmış prosesdə təqdim olunur.

Bu yazıda dəyişiklik tələbinin nə olduğunu və onu necə idarə edəcəyimizi görəcəyik.

İPMA İCB4 daha geniş kompetensiyalardan danışır. Layihələrin idarə olunmasında ən möhtəşəm sertifikasiyadır.

Xülasə

Dəyişiklik tələbi nədir?

Dəyişiklik sorğusunun təsiri nələrdir?

Dəyişiklik sorğularını necə idarə edə bilərəm?

Yaxşı dəyişiklik tələbinin idarə edilməsinin üstünlükləri

Bəzi məsləhətlər

Nəticə

Layihə İdarəetmə Proses Qrupları

Bitmə (Bağlanma) Proses Qrupları

Dəyişiklik tələbi nədir?

Bu, məqsədi layihənin, xidmətin və ya təşkilatın bir hissəsini və ya aspektini dəyişdirmək olan bir təklifdir.

Məsələn, siz bir proqram inkişaf layihəsinə təyin olundunuz. Müştəriniz layihənin icrası zamanı onun tətbiqindən daha yaxşı istifadə etmək üçün vacib bir funksiyaya malik olmadığını başa düşür. Beləliklə, o, dəyişiklik tələb edəcək.

Dəyişiklik tələbləri təkcə kənardan gəlmir. Layihə qrupundan da gələ bilər.

Məsələn, İT layihəsində seçilmiş Çərçivələrdən birinə əlavə və ya onun əvəzinə Çərçivədən istifadə dəyişiklik tələbinə səbəb ola bilər.

Hər bir sorğu yaxşı müəyyən edilmiş maraqlı tərəflər və RACI-lərlə dəqiq müəyyən edilmiş prosesdə həll edilməlidir.

Bunun üçün istər daxili, istərsə də xarici sorğu dəyişiklik sorğu forması vasitəsilə edilməlidir.

Layihə Menecerləri üçün Liderlik Bacarıqları

Layihə komandasındakı münaqişələrin 4 əsas səbəbi

Hər bir dəyişiklik sorğusu üçün bir formanın olması maraqlı sorğuları nəzərdən qaçırmamağa və ya qaçırmamağa, sorğuları öyrənmədən basdırmamağa və ya sadəcə itirməməyə imkan verir.

Yaxşı dəyişiklik sorğusu ən azı aşağıdakıları ehtiva etməlidir:

Başlıq

Təsvir

Layihənin adı

Müraciət tarixi

Ərizəçinin adı

Problemin təsviri, həll olunan problemin növü (qüsur, təkmilləşdirmə, yeni fikir və s.)

Dəyişikliyin təsiri

Gözlənilən mənfəət

Prioritet

Onu demək kifayətdir ki, hər hansı bir xahişin mənası, əsaslı səbəbi olmalıdır.

Dəyişiklik sorğusunun təsiri nələrdir?

Layihənin icrası zamanı hər bir dəyişiklik tələbi aşağıdakılara az və ya çox əhəmiyyətli təsir göstərə bilər:

PMO.az Layihə Düşüncə məktəbində açıq qapı günü

Layihənin əhatə dairəsi

Yol xəritəsi / qlobal planlaşdırma / layihənin gedişatı

İnsan və/və ya maddi resurslar baxımından xərclər. Həqiqətən, bu, müəyyən mərhələlərə çatmaq üçün daha çox resurs cəlb etməyi və ya əlavə, daha ixtisaslaşmış resursları çağırmağı tələb edə bilər.

Eyni müddət ərzində komandalarınızdan çox xahiş etsəniz, layihənin keyfiyyətinə də böyük təsir göstərəcək.

Layihənin riskləri bütün səviyyələrdə bərabər şəkildə təsirlənə bilər. Dəyişiklik tətbiq edildikdə bu risklər xüsusilə yaxından izlənilir.

Bütün bu təsirlərə nəzarət etmək üçün hər bir sorğunun kontekstinizə uyğunlaşdırılmış dəqiq müəyyən edilmiş prosesə daxil edilməsi ən yaxşı işdir.

Dəyişiklik sorğularını necə idarə edə bilərəm?

Kimin həyatında heç vaxt dəyişiklik olmayıb?

Siz də mənim kimi bilirsiniz ki, həyatınızda baş verən dəyişiklikləri yaxşı idarə etməsəniz, onlardan yaxşı nəticə əldə edə bilməyəcəksiniz: layihə üçün də belədir.

Layihənin ümumi biznes strategiyası ilə uyğunsuzluğuna və ya komanda və maraqlı tərəflər arasında çaşqınlığa səbəb olmamaq üçün müvafiq sorğu idarəetmə prosesi vasitəsilə layihənin həcmini və nəticələrini tənzimləyə bilmək vacibdir.

Məktuba müraciət etmək üçün müəyyən edilmiş universal proses yoxdur. Layihə dəyişikliyinin idarə edilməsi prosesini layihənizin və biznesinizin kontekstinə uyğunlaşdırmalısınız.

Burada sizə layihələrinizdə istifadə edə biləcəyiniz sorğuların idarə edilməsi prosesinin nümunəsini veririk.

Qeyd etmək lazımdır ki, istənilən sorğunun idarə edilməsi prosesi 3 əsas addımdan ibarət olmalıdır:

https://pmo.az/ipma/ru/

Hazırlıq

İdarəetmə sorğusu

Və hasar

Bu addımlar onların həyata keçirilməsinə rəhbərlik edən mərhələlərə bölünür.

Addım 1 - Hazırlıq

Bu addım dəyişiklik sorğusunun yaradılmasından ibarətdir. Yuxarıda göstərilən şablondan istifadə edə bilərsiniz.

İstənilən dəyişiklik sorğusu ilkin təhlildən keçməlidir.

Bu təhlilin məqsədi dəyişikliyin nəzərdən keçirilməsinə dəyər olub olmadığını müəyyən etməkdir.

İdeya, dəyişiklik hətta özünü doğrultmayanda dərin təhlillər aparmaq üçün vaxt itirməməkdir.

Bu mərhələdə, sorğu təsdiq olunmazsa, proses dayanır və təsdiqlənməmənin səbəblərini - bu imtinanın səbəb ola biləcəyi mümkün problemləri - izləmək üçün problem reyestri yenilənir, sonra məlumatı paylaşın.

Digər tərəfdən, modifikasiya sorğusu bu ilkin mərhələdə təsdiq olunarsa, o, “əvvəlcədən təsdiqlənmiş sorğu” statusuna keçir və daha dərin təhlil üçün 2-ci mərhələdə işə başlana bilər.

Addım 2 - İdarəetmə

İkinci addım sorğuların idarə edilməsinə aiddir. 3 mərhələdən ibarətdir:

Təhlil və doğrulama

Planlaşdırma

İcra

1) Təhlil və doğrulama mərhələsi

Bu mərhələ modifikasiya sorğularının təsirlərinin daha dərin təhlilinin aparılmasından ibarətdir.

1.1) Təsirlərin və risklərin təhlili

Burada qərar qəbul etməyi asanlaşdırmaq üçün SWOT matrisini təqdim etmək məqsədəuyğun olacaq.

Təsirlər çox böyükdürsə və dəyişiklik sorğusu qəbul edilmirsə, Problemlər jurnalı yenilənir.

1.2) Dəyişiklik sorğusunun təsdiqi

Digər tərəfdən, modifikasiya sorğusu təsdiq olunarsa, risk izləmə faylı dəyişikliyin təsirlərinin daha dəqiq monitorinqi üçün yenilənir.

Dəyişikliklər reyestri də yenilənir.

2) Planlaşdırma mərhələsi

İdarəetmə mərhələsində ikinci mərhələ planlaşdırma mərhələsidir.

Bu mərhələdə dəyişiklik meneceri bütövlükdə layihəni nəzərə alaraq müvəqqəti cədvəl təklif edir, bütün digər sorğular təsdiqlənməlidir.

2.1) Sorğunun cədvələ daxil edilməsi

Risk təhlili və çəkiləcək xərclərin smetasını nəzərə almağı unutmadan müxtəlif mərhələlər aydın şəkildə müəyyən edilməlidir.

Söhbət həm də dəyişikliklə bağlı müxtəlif nəticələrin müəyyən edilməsi məsələsi olacaq.

2.2) Müraciət cədvəlinin təsdiqi

Bu iş görüldükdən sonra tələbin risklər, xərclər və son tarixlər haqqında bütün məlumatlarla təsdiqlənməsinin vaxtı çatacaq.

3) İcra mərhələsi

Burada dəyişikliklərin effektiv həyata keçirilməsi başlayır. İT sahəsində deyirik ki, icra mərhələsidir.

Məhz bu mərhələdə əvvəlki mərhələdə müəyyən edilmiş müxtəlif çıxışlar həyata keçirilməlidir.

3.1) Dəyişiklik sorğusunun icrası

Bu mərhələdə menecer davamlı olaraq cədvəlləri, riskləri, təsirləri nəzərdən keçirməli və dəyişikliyin gedişatını yeniləməlidir.

Bu, layihənin idarə edilməsində hər hansı lot/hissə/təslim edilə bilən kimidir. Dəyişiklik tələbini layihənizin böyük bir nəticəsi kimi görməlisiniz, lakin bəzi hallarda daha çox məhdudiyyətlər var.

Addım 3 - Dəyişikliyin bağlanması

Üçüncü addım dəyişiklik sorğusunun bağlanması ilə bağlıdır.

1) Bağlanma mərhələsi

Bu, həyata keçirilən dəyişikliyin gözləntilərə uyğun olmasını təmin etmək və sorğunun icrasını başa çatdırmaq üçündür.

1.1) Sorğunun bağlanması

Birincisi, dəyişiklik təsdiqləyici tərəfindən yoxlanılmalı və təsdiqlənməlidir.

Sonuncu həm də maraqlı tərəflərin ondan razı qaldıqlarını yoxlamalı, sonra dəyişikliyin ehtiyaclara və spesifikasiyalara cavab verdiyini yoxlamalıdır.

1.2) Sorğunun bağlanmasının təsdiqi

Layihənin hər hansı partiyasının və ya böyük həcmdə çatdırılmasının başa çatmasına gəlincə, burada maraqlı tərəflərdən nəyin işlədiyi, nəyin olmadığı, işlədiyi barədə rəy toplamaq üçün RETEX (Təcrübə Əlaqəsi) qurmaq məqsədəuyğundur. təkmilləşdirilməsi üçün.

1.3) İzləmə yeniləməsi

Nəhayət, menecer dəyişikliklərin izlənilməsi jurnalını yeniləməli və dəyişikliklərin/layihənin gedişatı haqqında məlumat verməlidir.

Yaxşı dəyişiklik tələbinin idarə edilməsinin üstünlükləri

Sorğunun idarə edilməsi prosesinin mövcud olması sahəsindən asılı olmayaraq hər bir iş üçün həmişə faydalıdır.

Aşağıdakı üstünlükləri qeyd edə bilərik:

1) Maraqlı tərəflərin iştirakı

Maraqlı tərəflər dəyişikliklər barədə düzgün məlumatlandırılır və prosesin bütün mərhələlərində iştirak edirlər.

Bu, təşkilat daxilində daha yaxşı ünsiyyətə kömək edir.

2) İşçilərin səmərəliliyi

Dəyişikliyi həyata keçirən işçilər daha sakit və səmərəlidir.

Onların aydın cədvəli və yaxşı sənədləşdirilmiş ehtiyacları, təsirləri və maraqları var.

Beləliklə, daha az stress keçirirlər. Beləliklə, məhsuldarlığın artması mütləqdir.

3) Çatdırılan məhsulların daha keyfiyyətli olması

Komandalar tez-tez nəticələr və layihələri daha yaxşı etmək üzərində işləməkdən məmnundurlar.

Həqiqətən də, düzgün maraqlı tərəflərin cəlb olunduğu yaxşı idarəetmə prosesi dəyişikliklərə qarşı bütün müqaviməti aradan qaldırır. Bu, komandaların əhval-ruhiyyəsini yaxşılaşdıra bilər.

4) Qərarların qəbulunun şəffaflığı

Nəhayət, sorğuya nəzarət prosesinin qurulması qərarların qəbulunu tamamilə şəffaf etməyə və dəyişiklikdən imtina ilə bağlı məyusluğu aradan qaldırmağa imkan verir.

Bəzi məsləhətlər

Bu aydın addımları yadda saxlamaq layihənizdə dəyişiklik sorğusunun idarə edilməsinin uğurlu olmasını təmin etməyə kömək edəcək.

Planlaşdırmanız və dəyişikliyi təsdiqləyən şəxsə təqdim olunan elementlər yaxşı sənədləşdirilmiş və aydın olmalıdır.

Dəyişikliyin heç bir tərəfini nəzərdən qaçırmayın. Bu, sonuncunun niyə baş verdiyini, necə həyata keçiriləcəyini və gözlənilən nəticələrin nə olduğunu aydın şəkildə nümayiş etdirməyə imkan verir.

Maraqlı tərəflərin onlara uyğunlaşmaq üçün dəyişikliklər haqqında düzgün məlumatlandırılmasını təmin etmək üçün dayandırıla bilməyən bir ünsiyyət planınız olmalıdır.

Kiçik qələbələri tanımalı, komandanın mənəviyyatını dəstəkləmək üçün səyləri təşviq etməlisiniz, çünki bəzən dəyişiklik çətin ola bilər.

Nəticə

İT layihəsini idarə etməyinizdən asılı olmayaraq, dəyişiklik sorğularını idarə etmək layihənin idarə edilməsinin vacib hissəsidir.

Layihəni gecikdirmədən və ya layihənin digər elementlərini pozmadan lazımi dəyişiklikləri düzgün şəkildə inteqrasiya etmək üçün dəqiq müəyyən edilmiş prosesin qurulması və izlənilməsi vacibdir.

03.06.2023