Xəbərlər
Nəzarət Prosesi: Layihə İdarəetmə Nəzarət Prosesində 5 Addım
Nəzarət Prosesi: Layihə İdarəetmə Nəzarət Prosesində 5 Addım
Layihələrinə kritik infrastruktur əlavə etmək istəyən layihə menecerləri tez-tez Layihə İdarəetmə İnstitutunun Layihə İdarəetmə Bilik Bələdçisinə (PMBOK® Bələdçisi) müraciət edirlər. Bu təlimatda layihə menecerlərinin layihələri üzərində nəzarəti saxlamaq və onların effektivliyini artırmaq üçün istifadə edə biləcəkləri müxtəlif alətlər və üsullar təsvir edilir.
Ən yaxşı təcrübə təlimatı layihənin idarə edilməsinin müxtəlif mərhələlərini təşkil edən beş “proses qrupu” və ya fəaliyyət dəstini təsvir edir. Bunlardan potensial olaraq ən əhəmiyyətlisi nəzarət prosesi kimi də tanınan monitorinq və nəzarət prosesi qrupudur.
Bütün proses qrupları müəyyən mənada üst-üstə düşsə və fərdi fərdiləşdirməyə imkan versə də, birlikdə böyük layihələrin sehrli işləməsini təmin edən sirri işıqlandırmağa kömək edir. Nəzarət prosesini başa düşmək layihə menecerlərinə layihələrinin ən aktiv fazasını effektiv şəkildə idarə etməyə imkan verir.
4 Məşhur Layihə İdarəetmə Beynəlxalq Sertifikatı
İdarəetmə prosesi nədir?
Layihənin idarə edilməsində monitorinq və nəzarət prosesi layihəni izləmək və müvafiq standartlara və son tarixlərə əməl olunmasını təmin etmək üsuludur. Proses, əsaslandırılmış qərarlar qəbul etmək üçün layihə menecerindən layihə, komanda və şərait haqqında məlumat toplamasını və anlamasını tələb edir. PMBOK® Bələdçisi tərəqqinin təhlili və standart göstəriciləri sənədləşdirmək üçün lazım olan bacarıqları əhatə edir.
IPMA ICB4 imtahana hazırlıq kursuna başlayın
Layihənin başlanması, planlaşdırılması və icrasına başlandıqdan sonra layihə rəsmi olaraq həyata keçirilir və nəzarət prosesi başlayır. Komandanın fəaliyyətini izləmək və ortaya çıxan hər hansı bir problemə tez və adekvat cavab vermək müsbət təcil saxlamaq üçün çox vacibdir. Layihə menecerləri həmçinin əvvəlki proses qruplarını nəzərdən keçirməli və layihənin ən aktiv mərhələlərinə çatdıqda onu tənzimləməlidirlər. Bu fəaliyyətlər menecerlərə hər bir fərdi prosesi daha effektiv şəkildə tamamlamağa imkan verən beş addıma bölünə bilər.
Layihə İdarəetməsində 5 Nəzarət Proses Addımları
İdarəetmə prosesi çevik olsa da və hər bir layihə və menecer üçün fərqli görünsə də, PMBOK® Bələdçisinin ümumi strukturu beş xüsusi addıma bölünür:
Layihə idarə edilməsi əsasları kursuna yazılın
Performans standartını təyin edin
Layihə meneceri öz komandasını və layihəsini bir sıra standartlara bağlamazdan əvvəl o, ilk növbədə bu standartları inkişaf etdirməlidir. Performans standartı layihənin tam və ya uğurlu hesab edilməsi üçün əldə edilməli olan məqsəddir. Layihə komandası layihənin bütün aktiv mərhələsində bu standartlara riayət edir ki, bu da onlara diqqət etmələri üçün təlimat və meyarlar verir.
Standartlar, həmçinin layihə menecerlərinə layihənin vəziyyətini başa düşmək üçün vacib bir meyar təklif edir. Nə qədər ki, standartlar yerinə yetirilir və ya aşılırsa, menecerlər komandalarının yolda olduğuna əmin ola bilərlər. Eyni zamanda, standartlara cavab verilmirsə, menecer əvvəlki proses qruplarına qayıtmalı və onların komandası, son tarixləri və ya məqsədləri kimi elementləri yenidən nəzərdən keçirməli olduğunu bilir.
Layihələrin idarə olunması üzrə ilk Azərbaycan standartı! #RashadIbrahimov
Hər bir layihədə iki növ standart olacaq: maddi və qeyri-maddi. Maddi standartlar birbaşa idarə oluna bilən spesifik və ölçülə bilən məqsədlərdir, qeyri-maddi standartlar isə daha mücərrəddir və aktiv şəkildə ölçülə bilməz.
Real dünya performans standartlarına nümunələr daxildir:
Cədvəllər
Büdcələr
Performans
Zamanla
boş yerə sərf etdi
Bu halda qeyri-maddi standartlar ola bilər:
Komandanın əhval-ruhiyyəsi
İdarəetmə səmərəliliyi
Müştəri məmnuniyyəti
Qeyri-maddi standartların müəyyən edilməsi daha çətin olsa da, yenə də mümkündür və dəyərlidir. Layihənin maddi və qeyri-maddi elementləri bir-biri ilə əlaqəlidir və birində təkmilləşdirmələr çox vaxt digərlərinə təsir göstərir. Qeyri-maddi standartlara üstünlük verən layihə menecerləri də maddi standartlarında yaxşılaşma görəcəklər.
Performansı ölçün
Standartlar müəyyən edildikdən sonra idarəetmə prosesi komandası üçün növbəti addım performansı həmin standartlara uyğun ölçmək və izləməkdir. Ölçmə və monitorinq layihə menecerinə geridə qalan göstəricilərə tez və effektiv şəkildə cavab verməyə və layihəni yenidən yoluna qoymağa imkan verən şeydir.
Performansı izləməyin ən asan yolu müəyyən edilmiş standartlarla bağlı ölçüləri izləməkdir. Material standartları adətən müəyyən göstəricilərlə aydın əlaqəyə malikdir. Məsələn, öz komandasının müəyyən cədvələ əməl etməsini izləyən menecer işin nə vaxt təqdim edildiyinə və iş təsdiqlənməmişdən əvvəl nə qədər təftiş tələb olunduğuna nəzarət edə bilər. Eyni şəkildə, komandanın büdcədə necə işlədiyini izləmək üçün menecer müxtəlif təchizatlara sərf olunan xərcləri izləyə bilər.
Qeyri-maddi standartlara uyğun performansa nəzarət edərkən, layihə menecerləri yaradıcılıq tələb edə bilər. İşçilərin əhval-ruhiyyəsini effektiv şəkildə izləmək üçün izlənilə bilən vahid metrik yoxdur. Bunun əvəzinə menecerlər işçilərlə danışaraq, anonim sorğular keçirərək və zamanla komandanın ümumi münasibətini izləməklə keyfiyyətli məlumat toplaya bilərlər.
Faktiki performansı standartlarla müqayisə edin
Performans məlumatları toplandıqdan sonra layihə menecerləri həmin məlumatları təyin etdikləri standartlarla müqayisə etmək üçün məsuliyyət daşıyırlar. Bu mərhələdə menecer standartlarla öz komandasının faktiki fəaliyyəti arasında uyğunsuzluqları müəyyən edə bilər.
Bu boşluqlar ya komanda standartları aşdıqda müsbət, ya da komanda məqsədlərinə çatmayanda mənfi ola bilər. Müsbət boşluqlar yaxşı xəbərdir və menecerin öz hesablamalarında kifayət qədər mühafizəkar olduğuna işarədir. Bu boşluqlar komanda tərəfindən izlənilə və təriflənə bilər, lakin əks halda əlavə tədbirlər tələb olunmur.
Mənfi boşluqlar layihə üçün problemləri göstərir. Menecer standartlara uyğun gəlmədiyini müəyyən etdikdən sonra, onun ölçüsünü və şiddətini müəyyən etmək üçün boşluğu daha da araşdırmalıdır. Kiçik bir boşluq təhlükəsiz şəkildə tək buraxıla bilən sadə bir dəyişiklik ola bilər. Məsələn, bir komanda qrafikdən bir gün geri qalırsa, layihənin təbii olaraq qrafikə qayıtması mümkündür. Bununla belə, əgər layihə qrafikdən bir həftə geri qalırsa, bu, düzəldilməli olan daha ciddi bir sapmadır.
Variasiya təhlili
Layihə meneceri komandasının standartlara cavab vermədiyi yerləri müəyyən etdikdən sonra bu uğursuzluqların niyə baş verdiyini anlamaq lazımdır. Layihə meneceri əvvəlki proses qruplarına adekvat vaxt və səy sərf edibsə, sapmalar nadir olmalıdır. Onlar baş verdikdə, menecerin layihənin şərtlərinin və ya tələblərinin bütün elementlərini tam nəzərə almadığına işarədir. İlkin məqsədə nail olmaq üçün layihə ilə əlaqəli standartları və ya fəaliyyətləri effektiv şəkildə nəzərdən keçirmək üçün buraxılmış elementlərin müəyyən edilməsi vacibdir.
Variasiya təhlili həm standartların, həm də komandanın fəaliyyətinin hərtərəfli yoxlanılmasını nəzərdə tutur. İkisi arasındakı boşluğun spesifik xarakteri layihə menecerlərinə səbəbi müəyyən etməyə kömək edəcək. Bir nümunə, ardıcıl olaraq son tarixləri qaçıran bir komanda ola bilər. Hədəf tarixlə işin təqdim edilməsi arasındakı gecikmə davamlı olaraq artırsa, komandanın ayrılmış vaxt ərzində keyfiyyətli işi yerinə yetirmək üçün bacarıqları, həvəsi və ya işçi qüvvəsi olmaya bilər.
Menecerlər fərqlərin əsas səbəbini daha yaxşı başa düşmək üçün dolayı yolla əlaqəli ölçüləri də nəzərə almalıdırlar. Yuxarıdakı nümunədə layihə meneceri komanda tərəfindən qeydə alınan əlavə iş saatlarının sayını yoxlaya bilər. Əgər onlar müntəzəm olaraq əhəmiyyətli iş vaxtı qeyd edirlərsə, problem çox güman ki, sadə işçi çatışmazlığıdır. Bununla belə, əgər əlavə iş vaxtı nadir hallarda qeydə alınırsa və ya son tarixdən qısa müddət əvvəl qeydə alınırsa, o zaman komanda məqsədlərinə vaxtında çatmaq üçün işləməyə motivasiya olmaya bilər.
Düzəliş tədbirləri gör
Prosesin son mərhələsi müəyyən edilmiş sapmaların aradan qaldırılmasıdır. Müsbət boşluqlar aşkar edildikdə, menecerlər layihə tamamlanana qədər hər hansı dəyişiklik etməkdən çəkinməlidirlər. Performansın gözləntiləri aşdığı bu nöqtələr, sonrakı gecikmələr və ya uğursuzluqlar halında layihəyə bufer sahəsi verir.
Bununla belə, mənfi performans boşluqları menecerdən hərəkət tələb edir. Layihənin uğur qazanması üçün bir şey dəyişməlidir. Görüləcək xüsusi tədbirlər sapmanın ölçüsündən və şiddətindən asılı olacaq. Cədvəldən bir gün geri qalan komandaya daha çox səy göstərmək və yenidən yola qayıtmaq üçün layihənin əhəmiyyətini xatırlatmaqdan başqa bir şey lazım ola bilməz. Əgər layihə qrafikdən bir həftə geri qalırsa, məsələn, əlavə komanda üzvlərini işə götürmək və ya məcburi iş vaxtı tələb etmək kimi menecerlər daha çox iş görməli ola bilər.
Menecer öz standartlarından kənarlaşmanı nə qədər tez aşkar edərsə, bir o qədər az olar. Nəticə etibarilə, lazımi düzəldici tədbirlər də çox güman ki, daha kiçik və daha az resurs tələb edəcək. Buna görə də monitorinq və nəzarət prosesi layihənin idarə edilməsinin vacib hissəsi hesab olunur. Standartlara uyğun tərəqqinin davamlı və tez-tez izlənilməsi layihə menecerinə kiçik düzəldici tədbirlər görməyə və ümumilikdə daha az dəyişiklik etməyə imkan verir, eyni zamanda layihə məqsədlərinə vaxtında çatır.
Monitorinq və Nəzarət Prosesləri Qrupu layihənin ən fəal hissəsini davam etdirmək üçün lazım olan qərarların həyata keçirilməsi üçün bilavasitə tətbiq olunan ətraflı bacarıq və biliklər toplusunu təmsil edir. Layihə irəlilədikcə, ən yaxşı layihə meneceri davamlı olaraq irəliləyişləri nəzərdən keçirir və iş axınının səmərəliliyini artırmaq üçün lazımi düzəlişlər edir.
19.01.2023
